A IMA Brasil reproduz uma rica pesquisa feita nos EUA sobre os efeitos da COVID-19 no MICE

A IMA Brasil reproduz uma rica pesquisa feita nos EUA sobre os efeitos da COVID-19 no MICE

*importante lembrar que nos EUA a prevenção e isolamento começou em janeiro de 2020, e desde Maio as atividades reiniciaram 


DESTAQUES DA PESQUISA

– Todas as empresas pesquisadss anseiam por reconhecer e premiar seus times;

– Viagens canceladas foram substituídas por programas de pontos e catálogo;

– Viagens internacionais levarão mais tempo para retornar como premiação;

– 70% mantêm os programas vigentes sem alterar as regras;

– Todos estão otimistas com o próximo ano – 2021;

– O estudo finaliza com a concordância sobre uma demanda reprimida por viagens…
  o grande objeto de desejo


Impacto em eventos e viagens de Incentivo: adaptação e recuperação
INCENTIVE RESEARCH FOUNDATION • 4 DE JUNHO DE 2020

Allan Schweyer, Conselheiro Acadêmico Chefe, Incentive Research Foundation

Principais Insights:

De acordo com uma pesquisa da IRF de abril de 2020, as principais preocupações sobre a participação em viagens de Incentivo foram a ameaça de uma epidemia / pandemia em 33%, seguida de perto por um clima frio em 29%.

As pessoas estão começando a planejar e almejar viagens, com foco em novas experiências em destinos seguros a uma curta distância ou que envolvam voos mais curtos.

As viagens internacionais, especialmente em grandes grupos, podem não retornar às normas anteriores até que uma vacina e / ou um tratamento eficaz para o COVID-19 sejam desenvolvidos e amplamente divulgados.

Os proprietários de programas que adiaram as viagens de incentivo expressaram uma forte necessidade de continuar reconhecendo e recompensando empregados de destaque. Quando os programas de viagens de incentivo eram cancelados, eles eram substituídos por programa de pontos, mercadorias e / ou vales-presente.

Conselho prático:
Os destaques feitos pelos líderes do setor abordam quatro áreas principais:

Atendimento ao cliente, engajamento e relacionamentos dos funcionários:
Conectividade social é fundamental. A cooperação e o relacionamento com hotéis e destinos são críticos para a recuperação, e para a oportunidade de fazer negócios no futuro. Planejamento a longo prazo com os clientes, adiando a viagem com base em retorno da confiança e oferecendo soluções alternativas de reconhecimento, incluindo mercadorias, vales-presente e pontos.

Vendas:
Esteja pronto para responder às novas necessidades dos participantes do programa. Comece a criar um inventário de destinos locais, seguros, externos e experimentais que você possa apresentara aos clientes. Esteja atento com resorts, transporte terrestre, voos charter, novas instalações de quartos e opções virtuais.

Estratégia:
Preocupações de segurança prevalecem. Enfatize a limpeza, o distanciamento social, avaliações e exames de saúde e a presença de médicos em reuniões e eventos. Trabalhe com parceiros, incluindo DMCs, que tenham relacionamentos com restaurantes, locais de entretenimento, fornecedores, governo local, polícia, assistência médica e resposta a emergências no destino. Identifique fornecedores de tecnologia de eventos virtuais e híbridos.

Legalidades e planejamento de interrupções:
Você tem uma responsabilidade legal – um Dever de Cuidar – de agir razoavelmente para garantir a segurança dos participantes em seus programas. Comunique os esforços de segurança e as expectativas das responsabilidades dos participantes em relação aos cuidados bem antes do evento.

INTRODUÇÃO

Em 2019, o Conselho de Administração da IRF votou para incluir ‘Interrupção do setor’ na agenda de pesquisa da IRF para 2020 – muito antes do surgimento do COVID-19. No entanto as pesquisas, entrevistas, pesquisas secundárias e grupos focais realizados para este documento ocorreram entre fevereiro e maio de 2020, enquanto o COVID-19 estava perturbando completamente o setor de MICE, e a pandêmia já causou danos piores ao turismo do que o 11 de setembro ou a Grande Recessão e seu impacto está longe de terminar

Mas o COVID-19 representa uma grave interrupção em geral; acreditamos que a maioria das orientações oferecidas neste documento é relevante para o setor de reuniões, incentivos, conferências e exposições (MICE).

Em 31 de janeiro de 2020, em resposta à disseminação do Coronavírus (COVID-19), o governo federal dos EUA declarou estado de emergência nacional. Restringiu as viagens da China para os Estados Unidos no mesmo dia. Em meados de março, todas as viagens não essenciais de e / para os EUA foram proibidas e suas fronteiras com o Canadá e o México foram fechadas.

Nas quatro semanas seguintes, o setor global de viagens – responsável por mais de 10% do PIB global – registrou quedas de 95% no volume de passageiros de companhias aéreas, a ocupação de hotéis nos EUA caiu dois terços e todo o setor global de cruzeiros foi suspenso em grande parte em 2020. Em meados de abril, o Conselho Mundial de Viagens e Turismo estimou que o setor já havia perdido quase US$ 3 trilhões e disponibilizado mais de 100 milhões de sua força de trabalho.

“Viagens e turismo são a espinha dorsal da economia global. Sem isso, as economias globais terão dificuldade em se recuperar de alguma maneira significativa, e centenas de milhões de pessoas sofrerão enormes prejuízos financeiros e mentais nos próximos anos.” 

Este relatório foi criado para líderes na indústria de MICE (reuniões, incentivos, conferências e exposições) e, em particular, operadores de pequenas e médias empresas da indústria de MICE que estão focadas na sobrevivência e recuperação eventual. Baseia-se em uma extensa revisão de notícias, estudos e análises recentes e relevantes, além de entrevistas e painéis de discussão com 36 líderes do setor, resultados de pesquisas com mais de 250 agências e resultados de pesquisas com 791 adultos trabalhadores em todo o mundo.

PARTE UM: INTENÇÃO DO VIAJANTE E INFORMAÇÕES PRIVILEGIADAS

“As viagens regionais serão, de fato, a primeira etapa das viagens e as viagens internacionais levarão mais tempo, mas se recuperarão muito fortemente”.

Em abril, a IRF conduziu uma pesquisa global com mais 1.100 profissionais (Viajantes), obtendo pesquisas complestas com participantes de uma viajem de negócios nos últimos cinco anos.

DESEJO DE RETORNAR AOS NEGÓCIOS E RECOMPENSAR VIAGENS
APÓS A REMOÇÃO DAS RESTRIÇÕES DO COVID-19

Quando perguntados sobre retornar as viagens relacionadas ao trabalho para participar de conferência, reunião ou evento após a remoção de todas as restrições do COVID-19, quase 57% dos possíveis viajantes relataram sentir-se muito animados e ansiosos para isso. Escolhemos um conjunto representativo de destinos globais, que às vezes foram impactados por sérias perturbações, incluindo o COVID-19. Em cada caso, a maioria disse que se sentiria empolgado ou ansioso por uma reunião ou evento de negócios nesses locais.

• 63% ficariam empolgados ou ansiosos para uma viagem a um lugar que estiveram; 

• 60% para um local familiar e próximo de que eles gostam e podem dirigir. 

Esses resultados corroboram a visão majoritária de nossos entrevistados e especialistas em grupos focais, bem como muito do que foi relatado na mídia desde o final de abril até meados de maio: As pessoas estão começando a antecipar e almejar viagens, especialmente as que envolvem novas experiências e segurança, destinos próximos o suficiente para chegar e / ou que envolvam voos mais curtos. 

A expectativa de que as viagens domésticas – principalmente as rodoviárias – aumentem com a remoção das restrições do COVID-19 foi expressa ao longo das entrevistas com grupos focais, com especialistas do setor e, também na cobertura da mídia sobre o impacto do COVID-19 no setor de viagens.

Alguns salientaram que a combinação de demanda reprimida para viajar, um desejo de segurança, orçamentos reduzidos tornará as viagens locais ainda mais fortes do que eram antes da crise. As respostas à pesquisa sugerem que o desejo de viajar com voos para destinos estrangeiros não está tão afastado.

No geral, os sul-americanos e europeus são os mais empolgados com a viagem depois que as restrições do COVID-19 forem removidas (aprox. 70% empolgados / ansiosos por isso). 

Os norte-americanos vêm em seguida com cerca de 58%. 

A Ásia, incluindo Índia e China, parece mais cautelosa; em todos os casos, menos de 50% desejam viajar, mesmo após a remoção de todas as restrições do COVID-19. Outras pesquisas realizadas no mesmo período de tempo dão suporte a essas tendências, incluindo uma pesquisa da Skift, na qual um terço dos entrevistados (todos americanos) expressou desejo de viajar após a contenção do COVID-19.

Quando perguntados sobre viagens de recompensa após a remoção das restrições do COVID-19, os resultados foram semelhantes. Uma maioria um pouco maior se sente empolgada ou ansiosa.Como eles concluíram a pesquisa na última quinzena de abril, a maioria dos entrevistados estava em alguma forma de quarentena voluntária ou pedidos de permanência em casa. Apesar disso, apenas mais de um em cada cinco disse que ficaria preocupado com as próximas viagens de Incentivo. Além disso como opção menos favorita entre aqueles que imaginam futuras viagens de recompensa era simplesmente tirar a semana de folga e ficar em casa (50,5%). De fato, a ânsia de buscar viagens de recompensas permanece acima de 60% para todas as faixas etárias de 18 a 45 anos, caindo apenas um pouco para os 46 anos ou mais.

Entre aqueles que disseram estar preocupados em participar de viagens de recompensas para qualquer destino, a ameaça de epidemia / pandemia foi a preocupação majoritária em 33%. Em seguida, o clima chegou a 29%, seguido por crime, greves trabalhistas, ataque terrorista…

Quando os entrevistados foram questionados sobre o que os levaria “quase certamente” a cancelar ou adiar uma viagem de recompensa fora do local após a remoção das restrições do COVID-19, eles eram, em geral, um pouco menos inclinados a cancelar. Curiosamente, apenas uma epidemia recente ou em andamento faria com que a maioria dos entrevistados cancelasse ou adiasse sua viagem (+ 52%)e no entanto 18% disseram que não cancelariam uma viagem recompensa por qualquer motivo.

A GRANDE MAIORIA DAS EMPRESAS CONTINUA A RECONHECER E RECOMPENSAR O ESFORÇO EXCEPCIONAL DOS FUNCIONÁRIOS

No início de abril de 2020, o IRF realizou uma pesquisa destinada a provedores de programas de viagens de incentivo Quase dois terços dos 250 entrevistados relataram que os programas de viagens de incentivo agendados para o primeiro semestre de 2020 foram adiados para o segundo semestre (aprox. 37%) ou para 2021 (aprox. 25%). No geral, menos de um quarto havia cancelado completamente seus programas de incentivo.

Mais de 70% dos entrevistados que adiaram mencionaram a necessidade de continuar reconhecendo e recompensando os funcionários destacados. De fato, mesmo entre a minoria que cancelou seus programas, três quartos substituíram outras recompensas e reconhecimentos, de mercadorias e cartões de presente a dinheiro, combinados com notas de agradecimento e até cerimônias virtuais de premiação. No geral, 70% dos entrevistados mantêm seus programas de recompensa e não alteram as regras sobre quem se qualifica.

PARTE II: AÇÕES PRÁTICAS E MEDIDAS PARA SOBREVIVÊNCIA A CURTO PRAZO
E RECUPERAÇÃO MAIS RÁPIDA

“Agora nos concentramos na sobrevivência e ajudamos a manter as pessoas lutando com vida.”

Os líderes do MICE nos disseram que, embora a sobrevivência seja seu principal foco e preocupação no momento, eles acreditam que haverá uma tremenda oportunidade para novos negócios a partir de 2021. Essa expectativa é confirmada nos resultados da pesquisa descritos acima. Ninguém pode dizer quando a crise do COVID-19 será concluída, mas muitos especialistas argumentam que isso não terminará até que a vacina esteja disponível e em ampla circulação, mas a maioria das autoridades de saúde acredita que a descoberta, aprovação, produção e distribuição de vacinas não são prováveis até meados de 2021

De acordo com os profissionais de viagens e eventos de incentivo que participaram de nossas entrevistas e grupos focais – o setor ainda está experimentando mais adiamentos para viagens e eventos de incentivo do que cancelamentos. Isso foi corroborado pela pesquisa da IRF com 250 profissionais do setor, realizada em abril de 2020, descrita na Parte Um.

No entanto, onde os adiamentos foram originalmente adiados para o terceiro e quarto trimestres de 2020, a maioria está sendo adiada, novamente, para 2021 e até 2022. Quando a pandemia começou em janeiro e fevereiro, as decisões para adiar programas estavam centradas na proteção dos funcionários e no cumprimento de restrições e demissões. 

De qualquer maneira, a situação para designers de recompensa de incentivo / eventos é extremamente desafiadora.

Embora um retorno ao normal na indústria de MICE pareça destinado a longo prazo (18 meses ou mais), a preponderância de evidências aponta para oportunidades de curto e médio prazo para a indústria atender o crescente desejo das pessoas por viagens seguras e contato social limitado.

O NOVO NORMAL…

As seguintes ações e conselhos para superar a crise, adaptar-se a um “novo normal” e reposicionar-se para maior resiliência a perturbações de todos os tipos, foram extraídas de nossas entrevistas e grupos focais e de extensas e recentes análises de pesquisas, documentos e artigos.

“As incentive houses desempenham um papel muito importante para nós. Eu perdi apenas um programa com tudo isso até agora. Nós acomodamos novas datas para parceiros excepcionais. O relacionamento é fundamental. ” – Entrevistado (executivo de hotel / resort)

Apesar da sua necessidade de caixa, coloque os interesses de seus clientes em primeiro lugar. Mova seus eventos e viagens de incentivo para 2021 e até 2022 adequado ao seu cash flow, mas lembre-se de que todas as decisões que você toma, refletem sobre o setor como um todo.

Lembre aos clientes que, no que diz respeito a viagens de incentivo, as recompensas recebidas não devem ser negadas ou adiadas injustificadamente. Entrevistados e participantes de grupos focais com outros programas de recompensa, como pontos e mercadorias, relatam que a troca de clientes de viagens para pontos tem sido fácil e indolor. Na pesquisa de abril de 2020 da IRF (Parte Um), três quartos das organizações que adiaram ou cancelaram viagens de incentivo estão reconhecendo e recompensando os funcionários de outras maneiras significativas. Isso pode incluir vales-viagem, para que um ganhador de uma viagem em grupo possa levar sua família em uma viagem de sua escolha, conforme as restrições diminuírem. Em alguns casos, especialmente quando a renda familiar de um funcionário pode ter sido reduzida devido à crise, os vales-presente podem ser a melhor recompensa.

Use esse tempo para envolver os funcionários investindo em treinamento e desenvolvimento. Este é um momento especialmente oportuno para o aprendizado on-line, tão eficaz quanto o aprendizado tradicional, além de  ser muito menos caro.

Facilite a volta às viagens de funcionários, à medida que a recuperação avança. Dê aos funcionários uma voz e escolha. Discuta com eles em que circunstâncias eles se sentem à vontade para embarcar em aviões ou eventos de pessoal.

Como líder, dedique algum tempo a treinar sua equipe para permanecer relevante e melhorar os relacionamentos. Seus funcionários precisam de conectividade social. Certifique-se de se comunicarem agora mais do que nunca. Programe teleconferências e vídeos on-line para estratégia de negócios, eventos de reconhecimento e motivaçao.

Use esse tempo para educar melhor seus clientes. Ofereça consultas gratuitas. Use essas sessões para lembrá-las de que a conectividade social (mesmo virtual) e o reconhecimento, valorização, engajamento e motivação dos funcionários são mais essenciais do que nunca. Um especialista entrevistado está realizando apresentações semanais de destinos para clientes todas as sextas-feiras, enfatizando propriedades do tipo experimental que são mais seguras para viagens de incentivo limitadas.

Além do COVID-19, um de nossos entrevistados citou o narcisismo como o pior desregulador do setor. As organizações estão cada vez mais sozinhas, pensando que podem usar ferramentas e tecnologia para substituir planejadores ou designers de incentivo. Eles reservam, gerenciam as suas próprias viagens de incentivo. Agora é um bom momento para lembrar aos clientes das complexidades e riscos envolvidos em uma abordagem “faça você mesmo”.

As empresas de viagens de incentivo e os planejadores de eventos devem oferecer conhecimento e orientação nesses assuntos, especialmente no que se refere ao evento ou local. A responsabilidade pela segurança deve ser compartilhada com o cliente e o viajante / participante.

Vendas

As evidências de pesquisas recentes, pesquisas, entrevistas e outras medidas do sentimento dos viajantes sugerem um forte e crescente desejo reprimido de viajar, em que muitos americanos já estão agindo. No entanto, dados os efeitos persistentes da pandemia e a chance de que ela retorne, muitos buscarão viagens locais seguras. Esse efeito pode ser agravado quando os orçamentos da empresa forem reduzidos. Comece a criar um inventário de destinos locais, seguros, externos e experimentais que você possa discutir com os clientes. 

Dado o mal-estar geral das pessoas com viagens aéreas e destinos estrangeiros, propriedades que oferecem experiências incríveis ao ar livre certamente atrairão ganhadores de prêmios, considere as centenas de locais incríveis, mas muitas vezes esquecidos no seu estado, província ou região com experiência de aventura em rancho, e natureza selvagem. 

Quando os participantes precisarem se encontrar nos locais, organize salas com o dobro do espaço e metade das pessoas, organize os encontros ao ar livre, sempre que possível. Vincule esses grupos menores virtualmente.

Diversificar. Como alternativa de curto prazo, mova os clientes de viagem para um programa / plataforma de pontos ou considere desenvolver essas ofertas com um fornecedor de tecnologia. Especialistas relatam que essa parte de seus negócios não sofreu significativamente (pelo menos até o início de maio), embora esperem que isso ocorra mais tarde, dependendo de quanto a economia desacelerar. Independentemente disso, pode haver oportunidades maiores do que nunca em plataformas de recompensa / reconhecimento, ferramentas de reconhecimento ponto a ponto e recompensas personalizadas de mercadorias entregues em domicilio.

Para eventos, considere os road shows com menos delegados em vez de um grande evento em um local central. Isso pode incluir a organização de entretenimento local.

Um especialista nos lembrou que “grupo é uma palavra de quatro letras no momento” e a noção de levar 500 pessoas a um resort em Cancun pode estar muito distante, mas um pequeno grupo ou um cruzeiro no rio com cabines limitadas é mais auspicioso.

Estratégia

Use esse tempo para discutir estratégia e reposicionar com sua equipe. Incentive todos a pesquisarem dentro e fora da empresa (para obter informações sobre o que os concorrentes estão fazendo). Dê às pessoas espaço e liberdade para inovar. Realize sessões de ideação, discuta as implicações de tendências emergentes, elabore cenários e crie planos para cada uma.

Se você planeja eventos ou desenha viagens de incentivo para grupos e ainda não trabalha com DMCs, repensar essa estratégia. Nossos especialistas concordaram quase por unanimidade, enfatizando o papel crítico que um DMC capaz desempenha como parceiro de destino. Procure DMCs que conheçam profundamente o destino e tenham relações com restaurantes, locais de entretenimento, vários fornecedores, governo local, polícia, assistência médica e emergências.

É seguramente possível que eventos, conferências, reuniões de negócios e viagens de incentivo de grupo não retornem às normas anteriores. As viagens aéreas e de cruzeiro terão a mesma recuperação lenta. Não apenas os viajantes serão cautelosos e terão menos dinheiro, mas as tarifas aéreas, cabines de cruzeiros, tarifas de hotéis e locais de eventos podem ter que cobrar mais para pagar pelas medidas muito caras necessárias para tornar as viagens em grupo grandes novamente seguras. Levar em consideração esses cenários prováveis, em seu planejamento.

Lembre-se também de que a conectividade social é uma necessidade humana fundamental. Toda teoria importante da motivação humana, apoiada pela neurociência, concorda. Reuniões pessoais e grandes eventos retornarão, mas sua execução pode ser muito diferente. Como você vai se preparar?

Pense em uma demanda crescente por eventos virtuais e híbridos e como você oferecerá essas opções. As reuniões virtuais e a tecnologia de eventos podem ser caras, mas podem ajudar a reduzir significativamente os custos gerais. Isso também influenciará as decisões, principalmente porque as organizações estão em recuperação financeira.

Para viagens de incentivo com reuniões, pense em como você pode atender a grupos grandes, mas separe-os em grupos menores no local. Como você conduzirá reuniões; por exemplo, com pequenos grupos em salas separadas conectados virtualmente? 

Da mesma forma peça à sua equipe que pense em recompensas experimentais únicas e em como acomodar as preferências de grupos de viagens de incentivo menores, por exemplo, vinte casais em um iate de luxo. 

Considere que a autenticidade e a confiança nas vendas importarão mais do que nunca, incluindo a capacidade de avaliar e informar de forma crível e honesta, os clientes dos riscos associados às várias opções. Use essa pausa temporária nos negócios para fornecer treinamento ou treinamento de vendas que reconheça isso.  

Legalidades e Planejamento de Ruptura

Os profissionais do MICE têm uma responsabilidade legal – um Dever de Cuidado – de agir razoavelmente para garantir a segurança dos participantes e funcionários de seus programas. De acordo com um de nossos entrevistados, um advogado especializado em reuniões e gerenciamento de riscos de eventos, isso significa simplesmente: “Você é responsável por tomar medidas razoáveis para manter os participantes em suas reuniões e programas seguros”.

Hotéis, companhias aéreas e outros membros da cadeia de viagens operam com regras e princípios de gerenciamento de segurança e riscos há anos sob a rubrica de vários regulamentos governamentais e padrões do setor de Gerenciamento de Riscos de Viagem (TRM). 

A prática de investigar minuciosamente os riscos nos destinos e compartilhar suas descobertas com clientes e parceiros gera confiança. Também pode combater situações em que a mídia exagerou os riscos. 

A importância de um advogado revisar seus contratos não deve precisar de explicação após o caos causado pelo COVID-19. Todo novo contrato, por exemplo, exigirá linguagem mais precisa e expandida em torno de políticas de força maior e reembolso.

CONCLUSÕES

Os dados de nossas pesquisas, entrevistas e grupos focais relataram uma demanda reprimida por viagens – mesmo viagens internacionais – que está surgindo agora e deve aumentar à medida que as restrições de viagens são removidas. A maioria de nossos especialistas e grande parte da mídia concorda, mas toma uma posição mais cautelosa em relação a viagens aéreas de longa distância. Muitos acreditam que as viagens internacionais, especialmente em grandes grupos, não retornarão às normas anteriores até que uma vacina para o COVID-19 seja encontrada e disponibilizada amplamente. 

Dezenas de laboratórios estão progredindo em direção a uma vacina. Os governos aceleraram as aprovações para testes em humanos e alguns testes em estágio inicial foram bem o suficiente para que os fornecedores já estejam desenvolvendo a capacidade de produção e distribuição em massa. Muitos esperam que a vacina COVID-19 seja mais rápida do que qualquer vacina anterior na história.

Mesmo que as previsões mais otimistas estejam corretas – e uma vacina chegue antes do final do ano – ainda deve ser segura e eficaz em grupos maiores de pacientes, bilhões de doses devem ser produzidas e distribuídas em massa. Nenhuma nação é segura para a maioria das formas de viagens internacionais até que todas estejam seguras. Embora a maioria ou muitos americanos possam ter acesso a uma vacina em 2021, os especialistas alertam que, em nenhum cenário realista, é provável que seja distribuído globalmente antes de 2022. 

Dados os imperativos econômicos, a pressão política, a necessidade de abordar outros problemas de saúde mortais e a crescente frustração das pessoas por serem confinados, o progresso em direção à imunidade do rebanho pode prosseguir mais rapidamente do que os testes, produção e distribuição de vacinas, especialmente se os tratamentos forem eficazes e amplamente disponíveis / ou surgem testes rápidos e universalmente acessíveis.

Entretanto, não conte com esses cenários para recuperar rapidamente as normas pré-COVID-19. A imunidade do rebanho provavelmente evoluirá lentamente, aos trancos e barrancos. E quase certamente infligirá mais danos psicológicos à medida que o número de mortos aumenta, novamente, a menos que um tratamento amplo e eficaz também seja descoberto. 

Um de nossos especialistas lembrou que aqueles que não planejam, planejam falhar. Mesmo os otimistas extremos e os que simpatizam com os argumentos exagerados pelos governos são aconselhados a prestar as melhores evidências e planejar adequadamente. Os que estão no setor inclinados a assumir riscos pessoais não devem correr os mesmos riscos com funcionários ou clientes e seus funcionários

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